1. วัตถุประสงค์

วัตถุประสงค์ : เป็นการชี้แจงให้ผู้อ่านทราบถึงวัตถุประสงค์ของการจัดทำรายงานตัวอย่างเช่น เพื่อใช้รายงานข้อมูล…………………………………………………..ของมหาวิทยาลัย/สถาบันตามประกาศ……………………………………………………………………………………………………………

2. ขอบเขต

ขอบเขต : เป็นการชี้แจงให้ผู้อ่านทราบถึงขอบเขตของกระบวนการในรายงานว่า ครอบคลุมตั้งแต่ขั้นตอนใด ถึงขั้นตอนใด หน่วยงานใด กับใคร ที่ใด และเมื่อใด ในบางกรณีอาจจะระบุถึงขอบเขตด้านพื้นที่และขอบเขตด้านเวลาด้วย

3. คำจำกัดความ

คำจำกัดความ : เป็นการชี้แจงให้ผู้อ่านทราบถึงคำศัพท์เฉพาะ ซึ่งอาจเป็นภาษาไทย ภาษาต่างประเทศ หรือคำย่อ ที่กล่าวถึงในขั้นตอนการปฏิบัติงานเพื่อให้เป็นที่เข้าใจตรงกัน

4. หน้าที่ความรับผิดชอบ

หน้าที่ความรับผิดชอบ : เป็นการชี้แจงให้ผู้อ่านทราบว่ามีใครบ้างที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติงาน การระบุหน้าที่ความรับผิดชอบจะระบุตำแหน่ง ไม่ใช่ตัวบุคคล โดยมักจะเรียงจากผู้มีอำนาจหรือตำแหน่งสูงสุดลงมา และอธิบายในภาพหลัก ๆ ว่าตำแหน่งนั้นๆ รับผิดชอบหรือปฏิบัติในเรื่องใด

5. ระบบติดตามประเมินผล

(ใครติดตาม-อาจเป็นคณะทำงาน หรือหน่วยที่ได้รับมอบหมาย) เช่น จัดประชุมเพื่อติดตามผลการดำเนินงาน……………..